Z dobro komunikacijo do boljših medosebnih odnosov

martina setina coz blog

 

(iz knjige Martina Š. Čož: Posel smo ljudje)

 

Številni dejavniki vplivajo na dobro komunikacijo. Eden od njih je zagotovo razumljiv pogovor.

»Vem, da si prepričan, da razumeš,

kar misliš, da sem rekel;

vendar nisem prepričan, da se zavedaš,

da tisto, kar si slišal, ni to, kar sem mislil.

(n. n.)

 

Dobri medosebni odnosi niso nekaj samoumevnega.  Potrebno jih je treba ustvarjati in razvijati. Za odnos se je potrebno potruditi. Komunikacija, ugodna za organizacijsko klimo v podjetju ali drugi ustanovi, se lahko razvije sama, lahko pa se jo posamezniki priučimo, tako da spoznamo in sprejemamo sebe, pa tudi svoje sodelavce. Če bolje spoznavamo sebe, sčasoma ugotovimo, kako mi komuniciramo z drugimi ljudmi v različnih situacijah. Za dobro komunikacijo je potrebna empatija – vživljanje v položaj drugega. Če sogovornika razumemo, lažje komuniciramo z njim in se mu na ta način tudi bolj približamo.

Prav tako je za dobro komunikacijo na delovnem mestu pomembno, da priznavamo druge in njihovo drugačnost. Ljudje smo si različni. Naše dosedanje mišljenje oblikujejo pretekle izkušnje in naše znanje. Načelo vzajemnosti nas uči, da je pomembno dajati in prejemati. Kljub svobodi govora si ne smemo privoščiti, da bi svoje mnenje vsiljevali drugim. Lahko ga izrazimo in podkrepimo z argumenti, a to pravico moramo dati tudi drugim v svojem delovnem okolju.

Kaj pa težavni sogovorniki? Poznamo več tipov sogovornikov, ki so težavni na različne načine. Nekateri vedo preveč, drugi premalo, nekateri govorijo preveč ali premalo, nekateri sploh ne vedo, kaj potrebujejo ali želijo, drugi so skrajno nezaupljivi. Vsak tip sogovornika potrebuje svoj pristop in način komuniciranja. Tip sogovornika, ki je razgledan in veliko ve, potrebuje od nas priznanje in občutek, da je središče dogajanja, pri tistem, ki pa ve premalo, se je potrebno osredotočiti na uporabno vrednost njegovega znanja. Obkrožajo nas ljudje, ki veliko govorijo. Nič ne bo narobe, če ga med njegovim monologom vljudno prekinemo in prevzamemo pogovor. Tistim, ki so manj zgovorni, pa postavljamo kratka vprašanja in jih tako spodbujamo k pogovoru. Če je naš sogovornik neodločen, mu ponudimo ozek izbor možnosti, da se bo lažje odločil, nezaupljivega pa poslušamo in tako poskusimo ustvariti zaupanje.

Pogovarjanje ali komuniciranje (lat. communicare) pomeni razpravljati,  vprašati za nasvet, posvetovati se. Komuniciramo lahko osebno, pisno ali preko telefona. Osebna komunikacija je najlažja, saj poleg besed uporabljamo tudi govorico telesa, ki velja za najmočnejši komunikacijski kanal. Pogovor po telefonu je lažji od pisnega reševanja zadev, saj slišimo ton glasu sogovornika in na ta način presodimo pristnost njegovih besed. Pri pisni komunikaciji nam ostanejo le besede. Prednost pisne komunikacije je v tem, da ni nevarnosti, da bi sogovornika zmotili ob neprimernem času, obenem pa nam omogoča dokazljivost njegovih obljub (kar je pri osebni komunikaciji in pogovoru po telefonu težje).

»Najpomembnejše pri komuniciranju je zaznati

in razumeti tisto, kar ni bilo povedano.«

(Ober)

 

Ne moremo nekomunicirati! Kako pa sploh poteka naš pogovor?

O komunikaciji govorimo, kadar med ljudmi (ali drugimi živimi bitji) teče kontinuiran tok sporočil. Sporočilo je katerikoli besedni ali nebesedni simbol ali znak, ki ga ena oseba prenese na drugo. Kot nekakšna pot kodiranja, zato morajo imeti sogovorniki vsaj en skupen kod sporočanja. To pomeni, da moramo sporočila, ki nam jih dajejo drugi, znati dekodirati, tolmačiti in razumeti, svoja lastna pa oblikovati na način, da ga naši sogovorniki lahko tolmačijo in razumejo. Skratka, oseba, s katero komuniciramo, mora naše sporočilo sprejeti, ga razumeti, si ga zapomniti in kar je najvažnejše, se nanj primerno odzvati. Na tej poti se srečamo z različnimi ovirami, ki poskrbijo za napačno tolmačenje sporočila. Nastanejo težave na relaciji ‘simbol – pomen’. Za te ovire uporabljamo različne izraze: filtri, šumi, motnje … Delimo jih na organizacijske ovire (hierarhija, statusni odnosi med zaposlenimi, …) in na individualne ovire (nastajajo zaradi napačnega razumevanja oddajnikove informacije).

 

Poslušam – ali tudi slišim?!

Kako znamo poslušati drugega in kako se mu odzivamo, je bistvenega pomena za medosebni odnos. Od tega je odvisno, kako pristen odnos bomo razvili s sogovornikom. Vsak od nas si želi sogovornika, ki ga posluša in tudi sliši. V pogovoru smo pogosto zaposleni s številnimi drugimi, bolj ali manj pomembnimi opravki, naša pozornost je usmerjena čisto drugam, sogovornika pa prepričujemo, da ga poslušamo, zraven pa pišemo sms-e po mobilnem telefonu, beremo elektronsko pošto, … Kako bi se mi počutili v njegovi koži?! Bi mu verjeli, da nas posluša?! Ob tej površni prisotnosti obstaja tudi velika verjetnost, da se bo sporočilo na svoji komunikacijski poti popačilo, posplošilo, nekaj informacij morda tudi izbrisalo.

Nekaj namigov za uspešno poslušanje:

  • Potrudimo se za očesni kontakt, s katerim bomo prepričali sebe, da bomo več pozornosti posvetili sogovorniku, obenem pa prepričali sogovornika, da je ta čas namenjen le njemu …
  • Bodimo pozorni, kaj nam sogovornik sporoča z nebesedno komunikacijo. Ne pozabimo, z besedami sporočamo zgolj 7 %!
  • Dovolimo sogovorniku, da govori in ga ne prekinjajmo, četudi nas bo močno srbel jezik. Ne pozabimo, da imamo dvoje ušes in ena usta; z namenom, da bi manj govorili in več poslušali. Iz lastnih izkušenj vam zagotavljam, da je to dostikrat zelo težko, a je mogoče. 
  • Ne ustvarimo si prehitro svojih zaključkov, razpleta vsebine pogovora, še preden bo sogovornik zaključil pripovedovanje. Prehitro sklepanje vas lahko vodi v napačno smer.
  • Pri izražanju povratne informacije ne pozabimo na moč pohvale in iskreno kritiko. V veliko pomoč pri tem nam je lahko model »sendvič vrnitveno sporočilo.«
  • Preverjanje jasnosti informacij. Kljub zbranosti lahko besede sogovornika napačno razumemo. Med samim pogovorom občasno naredimo povzetke, ponovimo bistvene informacije pogovora. Tako bomo bolj skoncentrirani na pogovor, obenem pa bomo sproti preverjali razumljivost informacij. Npr. »Aha, v petek …«, »Ja, ti pelješ s svojim avtom«, »Aha, gradivo je pripravljeno« ….

 

To je le majhen delček vsebine programa izobraževanja, ki ga pod naslovom Z dobro komunikacijo do boljših medosebnih odnosov pripravljamo za pedagoške (in tudi nepedagoške) delavce. Več o programu tukaj.

 

Pripravila:

Martina Šetina Čož

 

 

 

Vir: M. Šetina Čož (2015): Posel smo ljudje, Grosuplje: Izobraževalni zavod Znanje